Miksi autokaupan järjestelmää kannattaa arvioida säännöllisesti?
Autoliikkeen toiminta muuttuu ajan myötä. Varasto kasvaa, uusia palveluita otetaan käyttöön, työntekijöiden vastuut kehittyvät ja asiakkaiden odotukset muuttuvat. Samalla myös järjestelmille asetettavat vaatimukset kasvavat.
Pitkään käytössä ollut autokaupan järjestelmä voi edelleen hoitaa tehtävänsä hyvin. Silti on hyödyllistä arvioida säännöllisesti, vastaavatko käytössä olevat ratkaisut yrityksen nykyistä toimintaa ja tukevatko ne eri työvaiheita riittävän yhtenäisesti.
Arvioinnin tavoitteena ei tarvitse olla järjestelmän vaihtaminen. Usein jo työnkulkujen tarkempi tarkastelu auttaa tunnistamaan, mitä voidaan tehdä nykyistä selkeämmin ja missä järjestelmien välistä tiedonkulkua kannattaa kehittää.
Tarkastele järjestelmää osana koko autokaupan prosessia
Autokaupan järjestelmää on helppo arvioida yksittäisten toimintojen perusteella. Käytännössä tärkeämpää on tarkastella, miten järjestelmä tukee auton etenemistä koko prosessin läpi.
Yhden auton käsittelyyn voi kuulua esimerkiksi:
ajoneuvon tietojen tarkistaminen
auton arviointi ja hinnoittelu
varastoon ottaminen
myyntiin valmistelu
dokumenttien käsittely
kulujen ja maksujen seuranta
ilmoittelu ja myynti
Yksittäiset toiminnot voivat olla kunnossa, mutta kokonaisuuden kannalta ratkaisevaa on se, kuinka hyvin tieto kulkee vaiheesta toiseen.
Kun auton perustiedot, tehdyt päätökset ja prosessin aikana syntyvät tiedot ovat seuraavan työvaiheen käytettävissä, henkilöstön ei tarvitse käyttää aikaa saman kokonaisuuden kokoamiseen uudelleen.
Selvitä, missä autoliikkeen tärkeä tieto tällä hetkellä sijaitsee
Autoliikkeessä käytetään tavallisesti useita järjestelmiä ja palveluita. Osa niistä liittyy ajoneuvotietoon, osa taloushallintoon, markkinointiin, verkkosivuihin tai asiakasviestintään.
Keskeinen kysymys ei ole järjestelmien lukumäärä, vaan se, muodostavatko ne henkilöstön näkökulmasta toimivan kokonaisuuden.
Arvioinnissa kannattaa selvittää esimerkiksi:
Mistä nähdään ajoneuvon ajantasainen tilanne?
Missä säilytetään auton kuluihin ja tehtyihin toimenpiteisiin liittyvät tiedot?
Mistä myyjä tarkistaa asiakkaan kysymät ajoneuvotiedot?
Näkeekö johto varaston ja myynnin tilanteen ilman erillistä tiedon kokoamista?
Perustuvatko eri järjestelmien tiedot samaan ajantasaiseen lähteeseen?
Jos kokonaiskuvan muodostaminen vaatii useiden palveluiden, tiedostojen tai viestien läpikäyntiä, tiedonkulussa voi olla kehittämisen varaa.
Seuraa yhden auton etenemistä alusta loppuun
Järjestelmän toimivuutta voi olla vaikea arvioida pelkkien ominaisuuslistojen tai käyttöliittymän perusteella.
Käytännöllisempi tapa on seurata yhden auton etenemistä siitä hetkestä, kun sitä arvioidaan ostettavaksi, aina myyntiin ja kaupanteon jälkeisiin vaiheisiin asti.
Tarkastelussa kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin:
Missä vaiheissa tietoa syötetään käsin?
Tarkistetaanko sama tieto useaan kertaan?
Siirtyvätkö ajoneuvon tiedot työvaiheesta seuraavaan?
Missä vaiheissa työntekijä vaihtaa järjestelmästä toiseen?
Onko auton tilanne helposti nähtävissä myös henkilölle, joka ei ole itse hoitanut aiempia vaiheita?
Tällainen tarkastelu kertoo usein enemmän autoliikkeen järjestelmän toimivuudesta kuin yksittäisen ominaisuuden arviointi.
Arvioi, kuinka paljon työ riippuu henkilöstön kokemuksesta ja muistista
Kokenut henkilöstö pystyy usein täydentämään järjestelmistä puuttuvaa kokonaiskuvaa omalla osaamisellaan.
Työntekijät muistavat, mitä autolle on sovittu tehtäväksi, miksi hintaa on muutettu tai missä vaiheessa dokumenttien käsittely etenee. Tämä on arvokasta osaamista, mutta liiketoiminnan kannalta tärkeän tiedon olisi hyvä olla myös muun organisaation käytettävissä.
Tietoa kannattaa tarkastella ainakin kolmesta näkökulmasta:
Saatavuus: Löytääkö tarvittavan tiedon myös henkilö, joka ei ole osallistunut asian käsittelyyn?
Ajantasaisuus: Onko järjestelmässä näkyvä tieto varmasti ajan tasalla?
Ymmärrettävyys: Näkeekö käyttäjä tiedon lisäksi myös sen, mitä on tehty ja mitä seuraavaksi odotetaan?
Hyvin toimiva järjestelmä tukee henkilöstön asiantuntemusta ja vähentää tarvetta selvittää perustietoja henkilöltä toiselle.
Tarkastele eri roolien tarpeita
Autoliikkeen työntekijät käyttävät järjestelmiä eri tarkoituksiin.
Ostajaa kiinnostavat ajoneuvon taustatiedot, mallinnus, varusteet ja hinnoittelun perusteet. Myyjä tarvitsee ajantasaiset tiedot autosta ja kaupanteosta. Johto seuraa varastoa, myyntiä ja kannattavuutta. Taloushallinnolla on omat tarpeensa maksujen ja reskontran käsittelyssä.
Kaikkien ei tarvitse nähdä samoja asioita samalla tavalla. Eri näkymien ja työkalujen pitäisi kuitenkin perustua yhtenäiseen tietoon.
Autokaupan järjestelmän arvioinnissa kannattaakin kysyä, saako kukin rooli tarvitsemansa tiedon suoraan vai joudutaanko sitä kokoamaan erikseen muiden työntekijöiden tai järjestelmien avulla.
Huomioi myös järjestelmien välinen tiedonkulku
Autoliikkeen pääjärjestelmä ei toimi erillään muusta liiketoiminnasta.
Sen ympärillä voi olla verkkosivuja, taloushallinnon ratkaisuja, markkinointipalveluita, ajoneuvotiedon lähteitä ja muita yrityksen käyttämiä järjestelmiä. Siksi myös API:t ja integraatiot ovat tärkeä osa kokonaisuutta.
Integraatioiden arvioinnissa kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti siihen:
mihin suuntaan tieto liikkuu
kuinka nopeasti muutokset päivittyvät
mitä tietoja siirretään automaattisesti
missä vaiheissa tarvitaan manuaalista työtä
kuka vastaa tiedon oikeellisuudesta eri järjestelmissä
Hyvin suunniteltu tiedonkulku vähentää päällekkäistä ylläpitoa ja auttaa varmistamaan, että eri kanavissa käytetään ajantasaista tietoa.
Tarkista, tukeeko järjestelmä ajantasaista päätöksentekoa
Autokaupassa moni päätös tehdään nopeasti.
Ostopäätös, hinnoittelu, hinnan muuttaminen ja varaston kehittäminen perustuvat tietoon, jonka pitäisi olla käytettävissä juuri päätöshetkellä.
Jälkikäteen koottu raportti kertoo, mitä on jo tapahtunut. Päivittäisessä johtamisessa tarvitaan lisäksi näkymä siihen, mitä varastossa ja myynnissä tapahtuu parhaillaan.
Järjestelmän toimivuutta voi arvioida esimerkiksi kysymällä:
Näkyvätkö varaston ikä ja muutokset riittävän selkeästi?
Ovatko auton kuluihin ja hinnoitteluun liittyvät tiedot helposti yhdistettävissä?
Löytyykö päätöksenteon tueksi tarvittava ajoneuvodata ilman pitkää selvitystyötä?
Voidaanko tilanteisiin reagoida ennen kuin ne näkyvät lopullisissa myyntiluvuissa?
Ajantasainen tieto ei tee päätöksiä käyttäjän puolesta. Se antaa kuitenkin paremman perustan ammattilaisen omalle arviolle.
Tiedon saatavuus näkyy myös asiakkaalle
Asiakas voi kysyä myyjältä esimerkiksi auton varusteista, huoltohistoriasta, katsastustiedoista, tehdyistä toimenpiteistä tai kaupanteon etenemisestä.
Palvelutilanteen sujuvuuteen vaikuttaa se, löytyykö tieto nopeasti ja onko myyjä varma sen oikeellisuudesta.
Kun tietojen tarkistaminen on selkeä osa järjestelmää ja työnkulkua, myyjä voi keskittyä asiakkaaseen tietojen etsimisen sijasta.
Järjestelmän tehtävänä ei ole korvata automyyjän osaamista. Sen tehtävä on tarjota osaamisen tueksi oikea tieto oikealla hetkellä.
Järjestelmän arviointi kannattaa tehdä liiketoiminnan näkökulmasta
Autokaupan järjestelmiä vertaillessa huomio kiinnittyy helposti toimintojen määrään, käyttöliittymään ja yksittäisiin ominaisuuksiin.
Niillä kaikilla on merkitystä. Lopullinen arvio kannattaa kuitenkin tehdä sen perusteella, kuinka hyvin järjestelmä tukee autoliikkeen liiketoimintaa käytännössä.
Hyödyllisiä arviointikysymyksiä ovat:
Tukeeko järjestelmä auton koko prosessia sisäänostosta myyntiin?
Kulkeeko tieto työvaiheesta seuraavaan ilman tarpeetonta uudelleenkirjaamista?
Saavatko eri rooleissa työskentelevät henkilöt tarvitsemansa ajantasaisen tiedon?
Muodostavatko käytössä olevat järjestelmät ja palvelut hallittavan kokonaisuuden?
Tukeeko järjestelmä varaston, hinnoittelun ja myynnin johtamista?
Onko järjestelmä mukautunut autoliikkeen toiminnan kehittymiseen?
Vähentääkö järjestelmä manuaalista selvitystyötä ja helpottaako se tiedon hyödyntämistä?
Arvioinnissa voi nousta esiin pieniä kehityskohteita, jotka voidaan ratkaista nykyisen järjestelmän asetuksilla, koulutuksella tai integraatioilla. Jos tarpeet koskevat useita liiketoiminnan osa-alueita, myös laajemman järjestelmäkokonaisuuden tarkastelu voi olla ajankohtaista.
Toimiva järjestelmä tukee autoliikkeen omaa tapaa tehdä kauppaa
Autoliikkeillä on erilaisia prosesseja, vastuita ja liiketoimintamalleja. Siksi yhtä yksittäistä ominaisuuslistaa ei voida käyttää kaikkien järjestelmäratkaisujen arviointiin.
Olennaista on, kuinka hyvin järjestelmä vastaa yrityksen omaan toimintatapaan ja pystyy tukemaan sitä myös liiketoiminnan kehittyessä.
Tiedot on autokaupan ammattilaisille rakennettu järjestelmäkokonaisuus. Tarkastelemme autoliikkeen toimintaa ajoneuvodatasta ja hinnoittelusta varastonhallintaan, dokumentteihin, reskontraan ja myyntiin asti.
Tutustu Tiedotiin ja varaa demo.